Politique de confidentialité et protection des renseignements personnels

 

RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Margaux Verger : prp@fedecegeps.qc.ca

Politique de protection des renseignements personnels

PRÉAMBULE DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Ce document présente la Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») mise en place par la Fédération des cégeps (ci-après « Fédération »), propriétaire et gestionnaire du présent site Internet, afin d’assurer la préservation de la confidentialité des renseignements personnels collectés par des moyens technologiques.

Celle-ci doit être lue de pair avec la Politique de protection des renseignements personnels de la Fédération. La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (ci-après la « Loi 25 ») actualise l’encadrement applicable à la protection des renseignements personnels,) dont la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après la « Loi sur la protection des renseignements »).

La Fédération est tenue d’adopter et d’assurer l’application d’une politique de confidentialité lorsqu’elle collecte des renseignements personnels par des moyens technologiques.

La Fédération reconnaît l’importance de la confidentialité et la sensibilité associée aux renseignements personnels et prend les mesures raisonnables et propres à assurer leur protection contre la perte accidentelle et l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés de ceux-ci.

En accédant aux sites Internet détenus par la Fédération et en transmettant des renseignements personnels, par toute fonction interactive disponible sur les sites Internet ou par tout autre moyen technologique utilisé par la Fédération, la personne consent à toutes les mesures prises par la Fédération à l’égard des informations ainsi transmises, telles que détaillées à la Politique de protection des renseignements personnels de la Fédération et à la présente Politique de confidentialité. Il est aussi possible de choisir de ne pas fournir les renseignements demandés en n’accédant pas aux sites ou aux fonctions des services en ligne proposés.

1. PROTECTION ACCORDÉE PAR LE RÈGLEMENT GÉNÉRAL SUR LA PROTECTION DES DONNÉES (RGPD)

Pour les ressortissants de l’Union européenne, la Fédération se conforme au Règlement général sur la protection des données.

1.1. Concepteur et éditeur

Ce site a été édité par la Fédération des cégeps :

Ce site a été créé et est hébergé par ParDesign :

  • 602, boulevard du Curé-Boivin, local 105, Boisbriand (Québec) J7G 2A7
  • 514 337-4446
1.2. Protection des données à caractère personnel

La Fédération s’engage à respecter les règles de protection de la vie privée des personnes utilisant son site Internet.

En accédant et en utilisant le site, l’utilisatrice ou l’utilisateur reconnaît avoir pris connaissance de l’ensemble des mentions légales et conditions générales d’utilisation.

Pendant la consultation du site, une personne peut être sollicitée pour communiquer volontairement certaines données personnelles, telles que son nom, son adresse courriel ou son adresse postale. Ces informations sont utiles pour accéder à certaines rubriques (ou services) du site.

La personne est libre de ne pas communiquer ces données à la Fédération. Cependant, les rubriques nécessitant ces informations ne lui seront pas accessibles.

Conformément à la Loi informatique et libertés du 6 janvier 1978, les ressortissantes ou ressortissants de l’Union européenne disposent d’un droit d’accès, de rectification, de modification et de suppression des données personnelles qui ont été transmises.

1.3. Informations sur la collecte des renseignements personnels

Une personne a le droit de retirer son consentement à la collecte, à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

La personne a le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, soit la Commission d’accès à l’information du Québec.

La Fédération conserve les données pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées et conformément à son calendrier de conservation, à moins d’autorisation ou d’exigence des lois ou de la réglementation applicable.

2. COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
2.1. Renseignements personnels pouvant être collectés

La Fédération recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont elle a la gestion.

Afin d’être en mesure de rendre un service demandé ou de se conformer à la loi, la Fédération se réserve le droit de demander à une personne de fournir des renseignements personnels ou des pièces justificatives.

Les renseignements collectés par la Fédération peuvent, notamment, appartenir aux catégories suivantes :

  • Coordonnées personnelles;
  • Renseignements concernant l’identité;
  • Renseignements de nature financière;
  • Renseignements de nature médicale, biologique ou biométrique;
  • Renseignements relatifs à l’emploi et disciplinaires;
  • Renseignements relatifs à une plainte ou un signalement;
  • Etc.
3. MOYENS DE COLLECTE

Les renseignements personnels conservés par la Fédération sont recueillis seulement après que la personne ait été informée des fins de la collecte et qu’elle ait soumis volontairement ceux-ci, soit par l’entremise d’un formulaire ou en transmettant un courriel à la Fédération.

Les moyens technologiques utilisés sont les suivants :

  • Sites Internet de la communauté de pratique;
  • Applications de la suite Microsoft (Outlook, Teams, Forms, );
  • Plateformes Internet (application Formsite, Survey Monkey, Jotform, simple sondage, etc.);
  • Courriels.
4. UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La Fédération s’engage à n’utiliser des renseignements personnels qu’aux fins précisées lors de la collecte, à moins que la personne visée n’y consente expressément ou que la Loi sur la protection des renseignements ne le permette.

Les renseignements recueillis sont utilisés principalement pour les finalités suivantes :

  • À des fins d’identification d’une personne;
  • À des fins de transmission d’informations;
  • À des fins d’emploi et de formation;
  • À des fins de services;
  • À des fins de suivi auprès de la personne concernée;
  • À des fins de communication;
  • À des fins d’interactions numériques et de gestion du Site et des autres services en ligne (fonctionnalité, présentation, organisation, mesure de performance, développement, adaptation de contenu, contrôle de la qualité, etc.).
5. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 
5.1. Communication sans le consentement de la personne concernée

La Fédération peut divulguer certains renseignements personnels détenus pour se conformer à l’ordonnance d’un tribunal, à une loi ou à une procédure judiciaire, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou réglementaire, conformément aux lois applicables, ou si elle croit que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de la Fédération ou d’autres personnes.

La Fédération peut transférer les renseignements personnels qu’elle collecte à des fournisseurs de services et à d’autres tiers qui la soutiennent. Ces tiers sont contractuellement obligés de garder les renseignements personnels confidentiels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles la Fédération les divulgue et de traiter les renseignements personnels selon les normes énoncées dans la Politique et en respect des lois.

La Fédération peut communiquer certains renseignements personnels à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques sous réserve des conditions prévues par la Loi sur la protection des renseignements.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels doit autoriser toute communication de renseignements personnels faite sans le consentement de la personne concernée.

Dans certaines situations, la personne responsable de la protection des renseignements personnels doit inscrire la communication.

5.2. Communication avec le consentement de la personne concernée

La Fédération peut communiquer certains renseignements personnels détenus à une personne ou à un organisme si elle a obtenu le consentement valable de la personne concernée.

6. FICHIERS JOURNAUX ET TÉMOINS

La Fédération recueille certaines informations par le biais de fichiers journaux (« log files ») et de fichiers témoins (« cookies »). Ces fichiers nous permettent de traiter des statistiques et des informations sur le trafic, de faciliter la navigation et d’améliorer le service et pour le confort des usagers.

6.1. Description des fichiers témoins utilisés par le site

Il s’agit principalement des informations suivantes :

  • Adresse IP;
  • Système d’exploitation;
  • Pages visitées et requêtes;
  • Heure et jour de connexion.

Le recours à de tels fichiers nous permet d’atteindre les objectifs suivants :

  • Amélioration du service et accueil personnalisé;
  • Études statistiques.

En naviguant sur le site, des fichiers témoins de tiers peuvent être enregistrés. Il s’agit particulièrement des tiers suivants : digitalocean.com, google.com (Google Analytics), Microsoft Clarity.

6.2. Opposition à l’utilisation de fichiers témoins par le site

Il est possible de s’opposer à l’enregistrement de ces fichiers témoins en configurant son logiciel de navigation.

Dans le cas où les fichiers témoins sont désactivés, il sera tout de même possible de poursuivre la navigation sur le site. Toutefois, tout dysfonctionnement du site provoqué par cette manipulation ne peut être considéré comme étant le fait de la Fédération.

7. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La Fédération a mis en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques appropriées et raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés par la loi. La Fédération a pris des mesures pour faire en sorte que seul le personnel qui doit avoir accès aux renseignements personnels dans le cadre de ses fonctions soit autorisé à y accéder. La Directive sur l’utilisation des ressources informationnelles sert de guide à cet effet.

Les personnes qui travaillent pour la Fédération ou en son nom doivent, notamment :

  • Faire des efforts raisonnables pour minimiser le risque de divulgation non intentionnelle de renseignements personnels;
  • Prendre des précautions particulières pour s’assurer que les renseignements personnels ne sont pas surveillés, entendus, consultés ou perdus lorsqu’elles travaillent dans des locaux autres que les bureaux de la Fédération;
  • Prendre des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels lorsqu’elles se déplacent d’un endroit à l’autre.

Les sous-traitants ayant accès aux renseignements personnels dont la Fédération a la garde ou le contrôle seront informés de la présente politique de protection des renseignements personnels et des autres politiques et processus applicables pour assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels. Tous les sous-traitants devront s’engager par écrit à accepter de se conformer aux politiques, aux processus et aux lois applicables.

8. DEMANDE D’ACCÈS OU DE RECTIFICATION À DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Une personne peut soumettre une demande d’accès pour connaître les renseignements personnels détenus par la Fédération. Une personne peut également demander à faire rectifier ces renseignements.

Ces demandes peuvent se faire en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel suivante : prp@fedecegeps.qc.ca.

9. SITES EXTERNES

Les sites Internet de la Fédération contiennent des liens vers des sites externes. La Fédération n’est pas responsable du contenu de ces sites ni de leurs pratiques relatives à la vie privée et invite les utilisatrices et utilisateurs à lire leur politique de confidentialité.

10. DIFFUSION

La personne responsable de la protection des renseignements personnels s’assure de la diffusion de la politique sur le site Internet de la Fédération.

11. RÉVISION

La personne responsable de la protection des renseignements personnels est responsable de l’application et de la révision de la présente Politique.

La présente politique est révisée minimalement une fois aux 5 ans.

Seule l’autorité ayant adoptée cette Politique peut la modifier.

12. ENTRÉE EN VIGUEUR

La présente Politique entre en vigueur le 6 septembre 2023.